各研究生培养单位：

为保证新生顺利入住，充分利用现有宿舍资源，以学院为单位进行宿舍整合，现就研究生宿舍相关工作通知如下：

一、毕业生宿舍清理工作

1、毕业生在6月10日前全部离校，宿舍内的钥匙和空调遥控器请根据后勤管理处通知《关于吉首校区毕业生学生寝室钥匙及空调遥控器归还》附件1进行退还，因参加四六级考试暂缓离校的研究生需在6月18日前离校。

2、延期毕业的学生不再安排床位。

二、校外住宿工作

1、个人办理。需要办理校外住宿申请的同学，认真填写《部门概况研究生校外住宿申请表》附件2，签署安全协议书，请导师签字认可，经学院和研究生院审批同意，报宿舍管理科备案；

2、学院审核汇总。学院仔细审核学生《部门概况研究生校外住宿申请表》材料并留底，于6月16日15:00前，做好《部门概况研究生校外住宿汇总表》附件3汇总，纸质档提交研究生院教育管理科朱子杰，由研究生院复核备案；电子档发送至其个人电子邮箱384681245@qq.com；

3、经批准在校外住宿研究生的原校内住宿床位在批准之日起一周内收回，并且原则上不再安排校内住宿；一年外宿期满后如有特殊情况返校住宿，须提交个人书面申请，并报研究生院和宿舍管理科同意。

4、学校相关流程办理。由研究生院复核，并统一汇总全校研究生校外住宿申请材料，上报保卫处、宿舍管理科、财务处备案、审批。

三、宿舍调整工作

1、跨校区整体搬迁待学校另行通知；

2、全体在校住宿研究生（2021级、2022级）原则上不允许调换宿舍，特殊情况可提出宿舍调换申请；

3、申请方式：填写“附件4”申请表，根据表格内容填写上、下联信息，由学生所在培养单位签署意见并加盖公章；

4、申请时间及交表方式：6月28日-6月30日，纸质档提交后勤宿舍管理科向茜老师；

5、调换宿舍原则：学生本人填写意向宿舍，尽可能保证意向宿舍的全部学生为同一年级、同一培养单位，现住宿舍为一楼、潮湿严重的学生优先调整。

四、其他说明

1.需要申请住宿的2022级研究生待学校宿舍分配方案出台后再进行办理申请，具体方案待学校通知。

2.未经学校宿舍管理科同意，任何人不得私自调换宿舍，否则将按《部门概况学生手册》宿舍管理规定进行处理。

3.请各单位积极做好研究生校外住宿、宿舍调整办理工作，逾期不再受理，不接受任何理由、形式的补办。

附件1关于吉首校区毕业生学生寝室钥匙及空调遥控器归还的通知

附件2部门概况研究生校外住宿申请表及部门概况研究生校外住宿安全协议书

附件3部门概况研究生校外住宿汇总表

附件4部门概况研究生宿舍调整申请表

                                                                           研究生院  后勤管理处  

                                         2023年6月8日