各研究生培养单位:
毕业生档案整理和寄送工作是毕业生离校工作的重要环节。按照学校档案馆毕业工作要求,同时为深入推进校院两级管理体制改革,理顺档案工作体制机制,确保我校毕业研究生档案及时、准确寄往各相关单位,现将档案整理、寄送及后续有关工作通知如下:
一、毕业研究生人事档案整理转递工作流程
(一)学院领取相关档案材料
1.领取材料内容:
(1)硕士/博士毕业生档案袋、业务档案盒;
(2)学位研究生录取登记表。
2.领取时间地点:2022年5月26日——2022年5月27日,研究生院学生管理科和招生管理科;
3.领取相关材料必须签字确认。
(二)学院整理档案材料
1.毕业研究生按《研究生人事档案目录》整理人事档案材料;
2.毕业研究生按《研究生业务档案材料目录》整理业务档案材料;
3.各学院负责毕业生人事档案的审核、粘贴密封条并盖章,以及业务档案的审核工作。
(三)学院转递业务档案至研究生院:
1.时间地点:5月30日——6月1日(三天),研究生院学位管理科(10110室)
2.要求:
(1)业务档案所有材料均不需要装订;
(2)所有材料需加盖学院公章;
(3)按要求完成业务档案盒的填写:用铅笔在业务档案盒侧脊自上而下标明学院、学生姓名、学号;档案材料分别按博士、硕士学号从小到大排列;
(4)研究生业务档案目录所列条目为所有项,毕业生业务档案中没有的条例打印目录时“份数”填“0”;
(5)论文定稿(含签名):硕士研究生一式两份,博士研究生一式三份,业务档案盒中放1本,剩下以学院为单位提交研究生院。
二、研究生人事档案邮寄工作安排
(一)毕业研究生报到证办理
1.研究生院将统一分两批次集中办理毕业研究生报到证,第一次集中办理报到证时间预计为5月23日左右;
2.定向生原则上统一由研究生院办理报到证至定向单位。
(二)毕业研究生档案邮寄
1.研究生院将统一邮寄集中办理了报到证、档案整理完成并封档的毕业生人事档案,仅集中邮寄一次;
2.办理完成相关手续的毕业生,登录研究生管理系统填报档案邮寄信息,研究生院通过中国邮政“EMS”档案邮寄专用通道寄送;
3.未办理报到证、档案不完整的毕业生人事档案由学院负责保管以及后续的寄送工作。
三、其他注意事项
(一)严肃档案管理纪律。
1.各培养单位要高度重视档案工作,必须指派一名老师作为毕业生档案整理寄送工作的负责人,根据档案整理要求和时间进度表,完成本单位毕业研究生档案整理和寄送工作;
2.不得委派研究生单独领取、整理和寄送学生档案;
3.各种档案材料的转递需要清单明确,负责老师签字确认;
4.严格执行党和国家有关档案、保密的法规和制度,严密保管,确保档案的完整与安全,严禁擅自涂改、伪造,严禁为他人改动档案信息提供方便,严禁本人查阅或借用本人及直系亲属档案。
(二)规范档案产生过程
1.确保档案材料必须完整齐全;
2.确保档案签章完整规范;
3.确保档案内签字规范:黑色。
部门概况研究生院
2022年5月18日
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